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Caitlin Padgett [ profile ] |
| Subject: |
Re: [aids2008] Useful info for AIDS 2008 / Informacion util
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| Sent: |
Feb 14th, 2008 - 14:00:07 |
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Hi Ricardo, I have a few questions which may pertain to others as well.
Proposals to the Youth Programme: do these include submissions for ALL activities related to Youth, including the Pre-conference and Youth Pavilion, as well as the main conference programme?
Deadline for registration:
To get priority registration, we have to register and pay with a credit card. How does that work if we want to apply for scholarships? If we receive a scholarship will we be reimbursed for the registration we paid?
Thanks so much,
Caitlin
----- Original Message ----
From: Ricardo Baruch
To: Caitlin Padgett
Sent: Monday, February 11, 2008 2:34:56 PM
Subject: [aids2008] Useful info for AIDS 2008 / Informacion util
(En espanol abajo)
AIDS 2008 Update
In this update, we would like to bring to your attention the many deadlines in the month of February: the standard registration fee ends (late surcharge begins) and registration by 19 February is recommended. Proposals for programme activities - including skills building workshops and applications for the Global Village, Cultural and Youth Programmes - close. Abstract submitters have less than three weeks to submit their abstracts and only Late Breaker Abstract submissions will be accepted thereafter, from 20 May.
The most up-to-date information can be found on the conference website, www.aids2008.org.
In this issue:
1. Key Dates and Deadlines
2. Access to Online Applications
3. Registration
4. Letter of Invitation
5. Programme Activities
a) Skills Building Workshops and Selection Process
b) Global Village
c) Cultural Programme
d) Youth Programme
6. Conference Hubs
1. Key Dates and Deadlines
19 February 2008
Standard registration fee ends (late surcharge begins 20 February)
Skills building workshop proposals close
Global Village applications close
Cultural Programme applications close
Youth Programme applications close Abstract submission closes
26 February 2008
International scholarship applications close
Media scholarship applications close
31 March 2008
Satellites and Affiliated Events applications close
Exhibitions applications close
7 May 2008
Registration late surcharge ends (last minute surcharge begins 8 May)
Deadline for registration cancellation (with 50% refund)
20 May 2008
Late Breaker Abstract submissions open
16 June 2008
Late Breaker Abstract submissions close
2. Access to Online Applications
It is essential to create your conference profile, the central portal for all conference-related submissions and application forms. Only after creating the profile will you be able to access the applications and complete and submit proposals on line. Users will need to register their personal details once only and will then be able to access the submission, application and booking forms without having to re-enter their personal data.
The following services are (or will soon be) available from your conference profile:
• Abstract submission
• Delegate connector
• Skills building workshops
• Delegate registration
• Media registration
• Accommodation bookings
• Optional tour bookings
• Letter of Invitation request
• International scholarship applications
• Media scholarship applications
• Global Village, Youth and Cultural Programme Activities applications
3. Registration
The online registration form is available at www.aids2008.org/registration, where you can also obtain more information about registration types, fees and the conference profile. For additional queries, email the Registration Department at registration (at) aids2008.org
4. Letter of Invitation
It is the delegate's responsibility to investigate the visa requirements for Mexico and apply for a visa, if necessary.
In a few weeks time it will be possible to request a Letter of Invitation through the conference profile. This document is issued by the conference organizers and should be submitted to the embassy when applying for a visa.
Regular delegates need to register for the conference and pay in full before a Letter of Invitation can be requested. Media representatives can request a Letter of Invitation once their registration has been approved.
The deadline for requesting a Letter of Invitation is 20 June 2008.
For further details, visit http://www.aids2008.org/subpage.aspx?pageId=331 .
5. Programme Activities
a) Skills Building Workshops and Selection Process
The Skills Building Programme is a unique component of the conference, spanning the community, leadership and scientific programme. Its purpose is to offer workshops covering a diverse range of topics, with the principle aim of providing a stage for teaching specific skills or strategies to specific audiences that can then be applied within their own work or life settings once they return home.
After the deadline of 19 February, all skills building workshop proposals submitted to the conference will go through a peer-review process carried out by an international Skills Building Reviewing Committee where each proposal will be assessed by two reviewers, one of which will come from the same region as the proposal’s issue or topic. The skills building workshop review period will take place late February – mid-March 2008. Notification to submitters will be done in May 2008.
Please note that to submit your skills building workshop proposal you must create a conference profile.
Visit www.aids2008.org/skillsbuildingworkshops for submissions and information.
b) Global Village
The Global Village aims to intensify the involvement of affected and marginalized communities in the conference and in the global response to HIV/AIDS, in order to bring effective prevention and treatment to communities. Examples of activities include sessions, forums, oral presentations and awards; networking zones; NGO exhibition booths and marketplace booths.
For information on Global Village applications and guidelines, visit www.aids2008.org/village. For any other queries, email globalvillage (at) aids2008.org.
c) Youth Programme
The Youth Programme aims to strengthen the participation of youth and the profile of youth issues in the conference through activities such as a youth pavilion, an electronic youth bulletin, a youth media hub, youth presentation space, youth mentorship activities and a youth website.
Visit www.aids2008.org/programmeactivities for information on youth programme applications and guidelines or email youth (at) aids2008.org for further queries.
d) Cultural Programme
The Cultural Programme aims to highlight the role of art and culture in the response to and prevention of HIV/AIDS by means of visual arts, literature; film and video; performing arts and other activities.
Visit www.aids2008.org/programmeactivities for information on youth programme applications and guidelines or email culture (at) aids2008.org for further queries.
6. Conference Hubs
Conference Hubs are centres where selected sessions of the conference will be screened - either live or delayed - around the world, followed by a moderated local discussion.
There will be on Official Hub in South Africa (details to be announced soon), as well as many Partner and Independent Hubs, organized by institutions independent of AIDS 2008. So far, six have been approved and are listed on http://www.aids2008.org/hubs/ListHubs.aspx.
Organizing a hub is a great way to disseminate knowledge locally and strengthen the local bounds among HIV/AIDS professionals in your region. To know more about how to organize a hub, please visit http://www.aids2008.org/hubs.
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Actualización de AIDS 2008
En esta actualización, nos gustaría llamar su atención sobre los muchos plazos que finalizan en el mes de febrero: finaliza la tarifa de inscripción estándar (y comienza el recargo por inscripción tardía), por lo que se recomienda la inscripción alrededor del 19 de febrero. Se cierra el plazo de entrega de propuestas para actividades de programa, incluidos talleres para el desarrollo de actividades y solicitudes para los programas Cultural, para la Juventud y de Aldea Global. Los autores de resúmenes disponen de menos de dos semanas para enviarlos; a partir del 20 de mayo sólo se aceptará el envío de resúmenes de última hora.
La información más actualizada se encuentra disponible en el sitio web de la conferencia, www.aids2008.org/es.
En esta edición:
1. Fechas clave y plazos
2. Acceso a las solicitudes en línea
3. Inscripción
4. Carta de invitación
5. Actividades del programa
a) Talleres para el desarrollo de habilidades y Proceso de selección
b) Aldea Global
c) Programa Cultural
d) Programa de la Juventud
6. Centros paralelos de debate (hubs)
1. Fechas clave y plazos
19 de febrero de 2008
Finaliza el plazo de aplicación de la tarifa de inscripción estándar (a partir del 20 de febrero se aplica el recargo por inscripción tardía)
Se cierra el plazo para el envío de propuestas de talleres para el desarrollo de habilidades
Se cierra el plazo para la solicitud de inscripción en la Aldea Global
Se cierra el plazo para la solicitud de inscripción en el Programa Cultural
Se cierra el plazo para la solicitud de inscripción en el Programa para la Juventud
Se cierra el plazo de envío de resúmenes
26 de febrero de 2008
Se cierra el plazo para la solicitud de becas internacionales
Se cierra el plazo para la solicitud de becas para medios
31 de marzo de 2008
Se cierra el plazo para la solicitud de reuniones satélite y actividades asociadas
Se cierra el plazo para la solicitud de exposiciones
7 de mayo de 2008
Finaliza el plazo de aplicación de la tarifa por inscripción tardía (a partir del 8 de mayo se aplica el recargo por inscripción de última hora)
Fecha límite para cancelar la inscripción (devolución de un 50%)
20 de mayo de 2008
Se abre el plazo de envío de resúmenes de última hora
16 de junio de 2008
Se cierra el plazo de envío de resúmenes de última hora
2. Acceso a las solicitudes en línea
Es muy importante que cree su perfil para la conferencia, el portal central de todos los envíos y formularios de solicitud relacionados con la conferencia. Sólo podrá acceder a las solicitudes, completar y enviar propuestas en línea cuando haya creado su perfil. Los usuarios necesitarán registrar sus datos personales sólo una vez y a continuación, podrán acceder a los formularios de envío, solicitud y reserva sin tener que volver a introducir todos sus datos personales.
A partir de su perfil para la conferencia tendrá a su disposición (ahora o más adelante) los servicios siguientes:
* Envío de resúmenes
* Contacto entre delegados
* Talleres para el desarrollo de habilidades
* Inscripción de delegados
* Inscripción de medios de comunicación
* Reservas de alojamiento
* Reservas de tours opcionales
* Solicitud de carta de invitación
* Solicitud de becas internacionales
* Solicitud de becas para medios
* Solicitudes para las actividades de los Programas de Aldea Global, para la Juventud y Cultural
3. Inscripción
El formulario de inscripción en línea se encuentra disponible en www.aids2008.org/inscripcion, donde también podrá obtener más información sobre los tipos de inscripciones, las tarifas y el perfil para la conferencia. Si tiene alguna duda, envíe un correo electrónico al departamento de inscripciones en registration (at) aids2008.org.
4. Carta de invitación
Es responsabilidad de los delegados informarse sobre los requisitos necesarios para obtener el visado a México, así como solicitar dicho visado si así fuese necesario.
Dentro de unas semanas será posible pedir, a través del perfil de la conferencia, una Carta de Invitación. Este documento suministrado por los organizadores de la conferencia debe ser enviado a la embajada a la hora de solicitar el visado.
Como delegado normal, deberá inscribirse en la conferencia y pagar el importe total para poder solicitar la Carta de Invitación. Los representantes de un medio de comunicación, podrán solicitar una Carta de Invitación una vez se haya aceptado la inscripción.
La fecha límite para solicitar una Carta de Invitación es el 20 de junio de 2008. Si desea más información, visite www.aids2008.org/es/subpage.aspx?pageId=349 .
5. Actividades del programa
a) Talleres para el desarrollo de habilidades y Proceso de selección
El Programa para el desarrollo de habilidades es un componente único de la conferencia que se extiende por todo el programa social, de liderazgo y científico. Su objetivo es ofrecer talleres de trabajo que cubran un amplio espectro de temas, con el fin principal de proporcionar una plataforma para enseñar a una audiencia concreta diferentes habilidades o estrategias que pudieran aplicarse en sus trabajos o en sus hábitos de vida una vez que vuelvan a sus hogares.
Tras la fecha límite del 19 de febrero, todas las propuestas de taller para el desarrollo de habilidades que se hayan enviado a la conferencia se someterán a un proceso de evaluación por pares que llevará a cabo un comité internacional de revisores; cada propuesta será evaluada por dos revisores, uno de los cuales procederá de la misma región del tema o cuestión de la propuesta. Las revisiones de las propuestas de talleres para el desarrollo de habilidades se llevarán a cabo entre finales de febrero y mediados de marzo del 2008. Los candidatos recibirán las notificaciones en mayo de 2008.
Tenga en cuenta que para enviar una propuesta de taller para el desarrollo de habilidades debe crear un perfil para la conferencia.
Visite www.aids2008.org/es/desarrollo para enviar sus propuestas y obtener más información.
b) Aldea Global
La Aldea Global tiene como objetivo intensificar la participación en la conferencia y en la respuesta mundial al VIH/SIDA de las comunidades afectadas y marginadas con el fin de hacer llegar a dichas comunidades una prevención y tratamiento eficaces. Ejemplos de actividades podrían ser sesiones, foros, presentaciones orales y premios; zonas de creación de redes de contactos; puestos de exposición para ONG y puestos de mercado.
Si desea información sobre las solicitudes y guías para la Aldea Global, visite www.aids2008.org/es/village. Si tiene cualquier otra duda, envíe un correo electrónico a globalvillage (at) aids2008.org.
c) Programa de la Juventud
El Programa para la Juventud persigue fortalecer la participación de la juventud y del perfil de los temas relacionados con la juventud dentro de la conferencia mediante actividades tales como un pabellón para la juventud, un boletín electrónico para los jóvenes, un centro multimedia para jóvenes, un espacio de presentaciones para los jóvenes, actividades de tutoría para los jóvenes y un sitio web para los jóvenes.
Visite www.aids2008.org/es/actividades si desea obtener más información sobre las solicitudes y guías del Programa para la Juventud o envíe un correo electrónico a youth (at) aids2008.org si tiene alguna otra duda.
d) Programa Cultural
El Programa Cultural busca destacar el papel del arte y la cultura como respuesta a y en la prevención del VIH/SIDA mediante artes visuales, literatura, películas y vídeos, representaciones escénicas y otras actividades.
Visite www.aids2008.org/actividades si desea obtener más información sobre las solicitudes y guías del Programa Cultural o envíe un correo electrónico a culture (at) aids2008.org si tiene alguna otra duda.
6. Centros paralelos de debate (hubs)
Los Centros paralelos de debate son centros en los que se proyectarán sesiones concretas de la conferencia, ya sea en directo o en diferido, en los que, posteriormente, se realizará un debate local moderado.
Habrá un Centro paralelo de debate en Sudáfrica (pronto se harán públicos los detalles), así como varios Centros paralelos de debate asociados e independientes, organizados por instituciones independientes de AIDS 2008. Hasta el momento, ya se han aprobado seis, que pueden verse en http://www.aids2008.org/es/hub.
Organizar un centro paralelo de debate es una excelente manera de difundir el conocimiento a nivel local y de reforzar los vínculos locales entre los profesionales del VIH/SIDA de su región. Si desea obtener más información sobre cómo organizar un centro paralelo de debate, visite http://www.aids2008.org/hubs/
AIDS 2008 Conference Secretariat
International AIDS Society - Geneva, Switzerland
XVII International AIDS Conference (AIDS 2008)
3-8 August 2008 - Mexico City, Mexico
Click here for more information about the conference:
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Haga click aquí para más información sobre la conferencia:
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